Hoy en día, no basta con que una empresa esté en internet para que sea exitosa, necesita saber gestionar sus procesos internos de una forma rápida y eficiente, para poder competir en igualdad de condiciones que las grandes corporaciones.
Es por ello por lo que cada vez más vemos que las pymes, las asesorías y las empresas de logística, se apoyan en herramientas digitales como el programa de gestión de empresas más utilizados y los de facturación electrónica.
De hecho, si eres dueño de un negocio o responsable de uno, seguramente habrás notado que el ritmo del mercado no perdona la improvisación. De manera que, te conviene entender qué son estas herramientas y, sobre todo, cómo puedes elegir los programas adecuados para alcanzar tus objetivos organizacionales.
¿Qué es un ERP y por qué se le considera el «cerebro» de las empresas exitosas?
Un software de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés), es una solución diseñada para unificar y centralizar todas las áreas de una compañía en un único punto, haciendo que la información de departamentos como ventas, contabilidad, almacén y recursos humanos fluyan continua y coherentemente.
La función básica del ERP
La principal función de estos sistemas, lógicamente, es la integración total, así como la reducción de los errores operativos que conducen al malgasto de los recursos, ya que, al adoptar este tipo de tecnología, se automatizan las tareas repetitivas y propensas a fallos, como lo es la entrada manual de datos.
El resultado es maravilloso. Los empleados pueden comenzar a dedicar más tiempo a tareas estratégicas en lugar de perderlo en procesos burocráticos. Además, la automatización asegura una alta precisión en operaciones críticas y reportes financieros, algo fundamental al momento de tener que enfrentar una inspección o auditoría.
La nueva normalidad: la factura electrónica
Por otro lado, la facturación electrónica ya no es simplemente una recomendación sino una necesidad inminente para las empresas, debido a que, en los próximos meses, será obligatoria en las relaciones comerciales entre profesionales, por disposición de las leyes Crea y Crece y Antifraude, que buscan garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de cada transacción.
Así que, antes de lo que imaginas, necesitarás un programa para hacer facturas electrónicas que la que puedas emitirlas y recibirlas de manera digital, manteniendo la misma validez legal que si las imprimieras. No olvides que, además, estas soluciones agilizan el intercambio de documentos, reducen considerablemente la pérdida de información y mejoran la seguridad financiera mediante sistemas de encriptación que protegen los datos frente a los posibles ciberdelincuentes.
La magia de la integración
Por todo lo anterior, es que cada día un mayor número de empresas en nuestro país optan por integrar su programa de facturación directamente en su ERP, aumentando en el proceso su velocidad de reacción, gracias al manejo de información precisa y al instante. Esto les otorga:
- Facilidad para tomar mejores decisiones: pues al integrar ambos sistemas, tienen acceso en tiempo real a los datos sobre la salud financiera, el stock y las ventas.
- Visibilidad integral: permite realizar exhaustivos análisis y fundamentar las decisiones en hechos, no en conjeturas.
- Aumento de la productividad: porque se te pueden olvidar de los datos duplicados o dispersos. Todo fluye de manera natural desde que se genera un pedido hasta que se emite la factura y se registra el cobro.
Criterios para elegir entre los softwares más populares
Ante la enorme oferta de programas disponibles en el mercado, las pymes suelen sentirse abrumadas. Pero aquí les compartimos cuáles son los criterios básicos a tener en cuenta:
- Flexibilidad y escalabilidad: el software debe crecer contigo. No elijas algo que se te quede pequeño en dos años.
- Cumplimiento normativo: es importante que el proveedor garantice la adaptación a las normativas españolas como Verifactu.
- Experiencia de usuario (UX): un programa eficiente pero difícil de usar es un programa que nadie aprovechará. Busca interfaces intuitivas.
- Soporte y seguridad: el acceso a los datos debe ser seguro y estar protegido por encriptación, con un equipo de soporte que responda cuando tú lo necesites.
- Tecnología en la nube: este tipo de gestión permite acceder a la información desde cualquier lugar, algo indispensable en la era del teletrabajo.
El ecosistema de CEGID
Pero si hablamos de líderes en el mercado de soluciones de gestión en la nube, es obligatorio mencionar a CEGID, una compañía de referencia para sectores financieros, de recursos humanos, retail y emprendedores, cuya capacidad para unir la potencia de un ERP con la sencillez de la factura electrónica es, simplemente, excepcional.
CEGID XRP Enterprise
Este ERP se presenta como una solución de nueva generación para pequeñas y medianas empresas que aspiran a dar el salto hacia la eficiencia. El mismo:
- Simplifica y optimiza: integra todos los datos desde ventas hasta almacenes, y su gran valor diferenciador es que permite gestionar todas las áreas desde un único sistema.
- Utiliza Inteligencia Artificial (IA): CEGID ha integrado la IA para mejorar los procesos operativos, lo que ayuda a identificar problemas y posibles mejoras en todas las áreas de forma proactiva.
- Reduce los costes: al automatizar los procesos de forma integral, las áreas se vuelven más eficientes y se controlan mejor los gastos operativos.
- Asegura la trazabilidad total: consigue clientes de calidad y mantén el control total de tu ciclo de ventas con una trazabilidad absoluta de las acciones comerciales.
CEGID Yet
Para abordar la nueva normativa, el programa para hacer facturas electrónicas CEGID Yet es la mejor herramienta.
- Está preparado para el futuro: olvídate de preocuparte por la Ley Crea y Crece o Verifactu. CEGID Yet está diseñado para cumplir con todos los requisitos de la factura electrónica obligatoria.
- Sin problemas de formato: permite trabajar con cualquier proveedor o cliente, independientemente de la plataforma que utilicen, facilitando la trazabilidad de los documentos electrónicos.
- Seguridad y ahorro: al eliminar el papel, no solo ahorras costes, sino que proteges tus finanzas con la tecnología de encriptación más avanzada.
La transformación digital de tu pyme no tiene por qué ser un dolor de cabeza, si implementas un ERP robusto como CEGID XRP Enterprise junto a una solución de facturación como CEGID Yet. Así podrás lograr que todo comience a fluir en tu negocio, dándote la oportunidad para despegar en un mercado competitivo como el nuestro.